Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Ostatnia aktualizacja: 5 października 2026

Ta umowa („Umowa powierzenia”) określa, jak ITM8 przetwarza dane osobowe, które Firma wprowadza do Epiro. Jest zawarta między:

• Firmą, czyli przedsiębiorcą, który założył Konto w Epiro, jako administratorem danych („Administrator”), oraz
• Piotrem Nietrzebką prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą ITM8, ul. Stanisława Dygata 4 lok. 87, 01-748 Warszawa, NIP 8381773216, REGON 360776167, jako podmiotem przetwarzającym („ITM8”).

Firma zawiera Umowę powierzenia, akceptując ją przy zakładaniu Konta albo w Koncie, gdy zmienia się jej treść. Umowa wykonuje art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”). Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

§ 1. Przedmiot i czas trwania

1. Administrator powierza ITM8 przetwarzanie danych osobowych opisanych w § 3 w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia Usługi Epiro zgodnie z Regulaminem.
2. Umowa powierzenia obowiązuje przez czas trwania umowy o świadczenie Usługi, a po jej zakończeniu do chwili usunięcia albo zwrotu danych zgodnie z § 10.

§ 2. Charakter i cel przetwarzania

1. Celem przetwarzania jest świadczenie Usługi: prowadzenie bazy klientów, zgłoszeń, wycen, zleceń, kalendarza wizyt, aplikacji technika, protokołów i przeglądów, a po włączeniu recepcjonistki głosowej także odbieranie połączeń do Firmy i przyjmowanie zgłoszeń z rozmów.
2. Przetwarzanie obejmuje w szczególności: zbieranie danych wprowadzanych przez Użytkowników, przechowywanie, porządkowanie, wyszukiwanie, wyświetlanie Użytkownikom według ich ról, tworzenie dokumentów PDF (wyceny, protokoły), udostępnianie wyceny Klientowi Firmy przez link, wysyłanie e-maili z wycenami na polecenie Użytkownika, synchronizację z aplikacją technika, przy recepcjonistce głosowej: rozpoznawanie mowy dzwoniącego, prowadzenie rozmowy przez model językowy, syntezę głosu, nagrywanie rozmowy i zapis zgłoszenia z zapisem rozmowy, kopie zapasowe oraz usuwanie, także automatyczne po terminach z ust. 5.
3. Przetwarzanie odbywa się w systemie informatycznym, wyłącznie w formie elektronicznej.
4. Recepcjonistka głosowa to asystentka AI, która po włączeniu przez Firmę odbiera połączenia do Firmy. Na początku rozmowy mówi, że jest asystentką AI i że rozmowa jest nagrywana. Rozmowę łączy i nagrywa centrala telefoniczna Entee, od odebrania połączenia. Mowę dzwoniącego rozpoznaje i głos asystentki syntezuje ElevenLabs, a rozmowę prowadzi model językowy (Załącznik nr 1). ElevenLabs dostaje dźwięk i tekst rozmowy, a model językowy jej tekst, razem z danymi, które w niej padły, oraz podstawowe dane Firmy (nazwa, usługi, obszar działania, godziny pracy). Numeru dzwoniącego ani danych Klientów Firmy zapisanych w Epiro nie dostają. Po rozmowie zgłoszenie z zapisem rozmowy i nagraniem trafia do Epiro.
5. Nagrania rozmów z recepcjonistką głosową ITM8 przechowuje przez 90 dni od ich przekazania do Epiro i po tym czasie usuwa je automatycznie. Centrala Entee przechowuje nagranie do przekazania go do Epiro, najwyżej 72 godziny. ElevenLabs nie zapisuje nagrania głosu, a zapis rozmowy i dane z rozmowy usuwa w planowym usuwaniu po rozmowie (ustawiony czas przechowywania: 0 dni), z kopii zapasowych w ciągu 30 dni; logi debugowania i moderacji ElevenLabs mogą zostać dłużej. Zapis rozmowy zostaje przy zgłoszeniu i ITM8 przechowuje go tak jak pozostałe dane Firmy, najdłużej do ich usunięcia po zakończeniu umowy (§ 10).

§ 3. Rodzaj danych i kategorie osób

1. Kategorie osób, których dane dotyczą:
   • Klienci Firmy oraz osoby kontaktowe u Klientów Firmy;
   • pracownicy i współpracownicy Firmy, w zakresie danych o ich pracy w Epiro (wizyty, protokoły, przypisania do zleceń);
   • po włączeniu recepcjonistki głosowej: osoby dzwoniące do Firmy.
2. Rodzaje danych: imię i nazwisko lub nazwa, numery telefonów, adres e-mail, adresy miejsc wykonania usług i wskazówki dojazdu, notatki, dane urządzeń (np. typ, numer seryjny), zdjęcia, opisy zgłoszeń i zleceń, terminy wizyt, treść protokołów, podpis i imię osoby podpisującej protokół, dane wycen, a przy akceptacji wyceny przez link: wpisane imię i nazwisko, data i adres IP. Po włączeniu recepcjonistki głosowej dochodzą: numer dzwoniącego, nagranie i zapis rozmowy oraz dane, które dzwoniący poda w rozmowie (np. imię i nazwisko, adres, numer do kontaktu, opis usterki i urządzenia, dogodny termin).
3. Umowa powierzenia obejmuje szczególne kategorie danych (art. 9 RODO) i dane dotyczące wyroków skazujących (art. 10 RODO) tylko w dwóch przypadkach. Pierwszy: dzwoniący sam poda takie dane w rozmowie z recepcjonistką głosową. Wtedy są w nagraniu i zapisie rozmowy, a ITM8 przetwarza je tak samo jak pozostałe dane z rozmowy, także przez dalsze podmioty z Załącznika nr 1. Drugi: Administrator wprowadzi je do Epiro, bo jest to niezbędne do wykonania usługi i ma do tego podstawę prawną; wtedy odpowiada za ich wprowadzenie. Poza tymi przypadkami Administrator takich danych do Epiro nie wprowadza.

§ 4. Polecenia Administratora

1. ITM8 przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w zakresie przekazywania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na ITM8 prawo Unii lub prawo polskie. W takim przypadku ITM8 informuje Administratora o tym obowiązku przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo nie zakazuje takiej informacji.
2. Udokumentowanymi poleceniami są: Umowa powierzenia, Regulamin oraz działania Użytkowników wykonywane funkcjami Usługi (np. dodanie klienta, wysłanie wyceny, włączenie recepcjonistki głosowej, usunięcie danych). Inne polecenia Administrator przekazuje e-mailem na adres biuro@epiro.pl.
3. Jeśli zdaniem ITM8 polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, ITM8 niezwłocznie informuje o tym Administratora i może wstrzymać jego wykonanie do czasu wyjaśnienia.

§ 5. Poufność i bezpieczeństwo

1. ITM8 dopuszcza do danych wyłącznie osoby upoważnione, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy albo podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy. Osoby te mają dostęp tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi.
2. ITM8 stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), opisane w Załączniku nr 2. ITM8 może je zmieniać, o ile nie obniża poziomu bezpieczeństwa.

§ 6. Dalsze powierzenie

1. Administrator udziela ITM8 ogólnej zgody na dalsze powierzenie przetwarzania podmiotom wymienionym w Załączniku nr 1 oraz kolejnym podmiotom zgodnie z ust. 2.
2. O zamiarze dodania lub zmiany podmiotu przetwarzającego dalej ITM8 informuje Administratora e-mailem na adres Konta co najmniej 14 dni wcześniej. W tym czasie Administrator może zgłosić sprzeciw. Jeśli strony nie dojdą do porozumienia, Administrator może rozwiązać umowę o świadczenie Usługi ze skutkiem na dzień przed wprowadzeniem zmiany.
3. ITM8 nakłada na dalszy podmiot przetwarzający te same obowiązki ochrony danych co w Umowie powierzenia, w szczególności obowiązek wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa. Za wykonanie jego obowiązków ITM8 odpowiada wobec Administratora jak za własne.

§ 7. Przekazywanie danych poza EOG

Jeśli dalszy podmiot przetwarzający przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, ITM8 zapewnia zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne. Poza EOG przetwarzane są w szczególności rozmowy z recepcjonistką głosową: ElevenLabs przechowuje dane domyślnie w USA, a dostawcy modelu językowego (Google, Anthropic) mogą przetwarzać je poza EOG (Załącznik nr 1).

§ 8. Pomoc Administratorowi

1. ITM8 pomaga Administratorowi wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO). Robi to przede wszystkim przez funkcje Usługi: Użytkownicy Firmy mogą wyświetlać, poprawiać i usuwać dane. Jeśli żądanie wpłynie bezpośrednio do ITM8, ITM8 niezwłocznie przekazuje je Administratorowi i nie odpowiada na nie samodzielnie, chyba że Administrator tak poleci.
2. Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, ITM8 pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO: bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacji.

§ 9. Naruszenia ochrony danych

1. ITM8 zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres Konta.
2. Zgłoszenie zawiera, w miarę dostępnych informacji: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i wpisów, możliwe konsekwencje oraz środki zastosowane lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu. Informacje, których nie da się podać od razu, ITM8 przekazuje stopniowo.
3. ITM8 dokumentuje naruszenia i podejmuje działania ograniczające ich skutki. Decyzję o zgłoszeniu naruszenia organowi nadzorczemu i osobom, których dane dotyczą, podejmuje Administrator.

§ 10. Dane po zakończeniu umowy

1. Po zakończeniu umowy o świadczenie Usługi ITM8 usuwa powierzone dane w ciągu 30 dni, chyba że prawo Unii lub prawo polskie nakazuje ich dalsze przechowywanie.
2. Jeśli Administrator zażąda tego przed upływem 30 dni, ITM8 przed usunięciem przekaże mu kopię danych w popularnym formacie elektronicznym.
3. Dane w kopiach zapasowych są usuwane w cyklu ich nadpisywania, nie później niż w ciągu 30 dni od usunięcia danych z systemu. Do tego czasu ITM8 ich nie przetwarza poza przechowywaniem.

§ 11. Kontrola

1. ITM8 udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania, że spełnia obowiązki z art. 28 RODO, w szczególności odpowiada na pytania o stosowane środki bezpieczeństwa i dalszych przetwarzających.
2. Administrator albo upoważniony przez niego audytor, zobowiązany do zachowania poufności, może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, po zgłoszeniu e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia ochrony danych. Audyt odbywa się w dni robocze, nie może zakłócać działania Usługi ani naruszać poufności danych innych klientów ITM8. Koszty audytu ponosi Administrator.

§ 12. Odpowiedzialność

Strony odpowiadają za szkody wyrządzone przetwarzaniem danych na zasadach art. 82 RODO. W pozostałym zakresie stosuje się postanowienia Regulaminu o odpowiedzialności, o ile nie wyłączają ich przepisy bezwzględnie obowiązujące.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. W sprawach dotyczących przetwarzania powierzonych danych Umowa powierzenia ma pierwszeństwo przed Regulaminem.
2. ITM8 może zmienić Umowę powierzenia na zasadach zmiany Regulaminu. Nowa wersja wymaga akceptacji Administratora w Koncie; do tego czasu obowiązuje wersja dotychczasowa, chyba że zmiana wynika z przepisów.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, przepisy prawa polskiego i Regulamin. Spory rozstrzyga sąd właściwy według Regulaminu.
4. Kontakt w sprawach Umowy powierzenia: biuro@epiro.pl.

Załącznik nr 1. Dalsze podmioty przetwarzające

• Railway (USA): hosting aplikacji, bazy danych i plików, w tym kopii zapasowych;
• Cloudflare (USA): DNS, ochrona i dostarczanie ruchu do aplikacji;
• Resend (USA): wysyłka e-maili, w tym wycen wysyłanych Klientom Firmy na polecenie Użytkownika.

Recepcjonistkę głosową można włączyć dopiero po potwierdzeniu ustaleń z jej dostawcami wymienionymi niżej. Po włączeniu recepcjonistki głosowej przez Firmę dochodzą (§ 2 ust. 4–5):

• Entee: centrala telefoniczna: zestawianie połączeń, przekazywanie dźwięku rozmowy do recepcjonistki i nagrywanie rozmów; numer dzwoniącego, dźwięk i nagranie, które centrala przechowuje do przekazania go do Epiro, najwyżej 72 godziny;
• SuperVoIP, przez Entee: operator telekomunikacyjny: numery telefonów i przesyłanie dźwięku w trakcie rozmowy;
• Hetzner (Niemcy), przez Entee: serwer centrali w centrum danych w Niemczech, na którym nagranie czeka na przekazanie do Epiro;
• ElevenLabs (USA): rozpoznawanie mowy dzwoniącego i synteza głosu asystentki w trakcie rozmowy, prowadzenie rozmowy przy użyciu modelu językowego i przekazanie zapisu rozmowy do Epiro; dźwięk i tekst rozmowy z danymi, które w niej padły, oraz podstawowe dane Firmy, bez numeru dzwoniącego i bez danych Klientów Firmy z Epiro. Przetwarza dane poza EOG: przechowuje je domyślnie w USA, a ruch rozmowy obsługuje w centrach danych w USA, Holandii albo Singapurze; przekazanie poza EOG na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych, według umowy powierzenia ElevenLabs. Nie zapisuje nagrania głosu, a zapis rozmowy usuwa według § 2 ust. 5;
• Google (USA), przez ElevenLabs: model językowy Gemini, główny model asystentki i jeden z zapasowych; po rozmowie wyciąga z jej zapisu dane zgłoszenia; tekst rozmowy z danymi, które w niej padły, oraz podstawowe dane Firmy;
• Anthropic (USA), przez ElevenLabs: model językowy Claude, zapasowy, gdy model główny nie zadziała; te same dane co Google w trakcie rozmowy.

Dostawcy płatności i faktur za abonament (Stripe, Fakturownia) nie przetwarzają powierzonych danych. Przetwarzają dane rozliczeniowe Firmy, których administratorem jest ITM8.

Załącznik nr 2. Środki bezpieczeństwa

• szyfrowanie połączeń z aplikacją i API (HTTPS);
• oddzielenie danych każdej firmy na poziomie bazy danych (zabezpieczenia na poziomie wierszy), sprawdzane automatycznymi testami przy każdej zmianie kodu;
• dostęp Użytkowników według ról (właściciel, biuro, technik); technik widzi tylko swoje wizyty;
• hasła przechowywane wyłącznie jako skrót (argon2id); ograniczenie liczby prób logowania;
• linki do wycen, zaproszeń i plików losowe, przechowywane jako skróty; linki do plików ważne przez krótki czas;
• logi serwera bez haseł, tokenów logowania i treści wiadomości;
• kopie zapasowe bazy danych i procedura ich odtworzenia;
• wdrażanie zmian wyłącznie przez zautomatyzowany proces z przeglądem kodu i testami;
• dostęp do środowiska produkcyjnego tylko dla upoważnionych osób, z indywidualnymi danymi dostępowymi;
• aplikacja technika usuwa dane zapisane na telefonie po wylogowaniu.

Zobacz też Regulamin i Politykę prywatności.