Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 5 października 2026

Opisujemy tu, jak zbieramy, wykorzystujemy i chronimy dane osobowe w związku z Epiro: stroną epiro.pl, aplikacją pod adresem app.epiro.pl i aplikacjami mobilnymi Epiro na iOS i Android.

Kto jest administratorem danych

ITM8 jest administratorem danych:

• Użytkowników kont Epiro (właściciel, biuro, technicy) w zakresie prowadzenia konta, logowania, płatności i kontaktu w sprawie umowy;
• osób, które odwiedzają epiro.pl albo kontaktują się z nami mailowo lub telefonicznie.

Firma korzystająca z Epiro jest administratorem danych, które sama wprowadza: danych swoich klientów i danych o pracy swoich ludzi (zgłoszenia, klienci, adresy, urządzenia, zdjęcia, wyceny, zlecenia, wizyty, protokoły z podpisem), a także danych z rozmów, które odebrała jej recepcjonistka głosowa (numer dzwoniącego, nagranie i zapis rozmowy). ITM8 przetwarza je jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO: wyłącznie na polecenie tej firmy, w celu świadczenia Usługi i na podstawie zawartej z nią umowy powierzenia.

Jeśli jesteś klientem takiej firmy, np. dostałeś od niej wycenę lub protokół albo dzwoniłeś do niej i odebrała recepcjonistka głosowa, w sprawie swoich danych zwróć się najpierw do niej. Pomożemy jej zrealizować Twoje żądanie.

Recepcjonistka głosowa: nagrywanie rozmów i AI

Firma korzystająca z Epiro może włączyć recepcjonistkę głosową: asystentkę AI, która odbiera telefony do tej firmy i przyjmuje zgłoszenia. Recepcjonistkę głosową można włączyć dopiero po potwierdzeniu ustaleń z jej dostawcami, wymienionymi niżej i w sekcji „Odbiorcy i podmioty przetwarzające”. Jeśli dzwonisz do firmy, która ją włączyła:

• Na początku rozmowy asystentka mówi, że jest asystentką AI i że rozmowa jest nagrywana, np. „Dzień dobry, firma …, mówi asystentka AI. Rozmowa jest nagrywana. W czym mogę pomóc?”.
• Rozmowę łączy i nagrywa centrala telefoniczna Entee. Nagranie obejmuje całą rozmowę, od odebrania połączenia.
• Twoją mowę rozpoznaje, a głos asystentki syntezuje ElevenLabs. Rozmowę prowadzi model językowy Gemini firmy Google, a gdy nie zadziała, zapasowo Claude firmy Anthropic; po rozmowie Gemini wyciąga z zapisu rozmowy dane zgłoszenia. ElevenLabs dostaje dźwięk i tekst rozmowy, a model językowy jej tekst, z tym, co w niej powiesz (także numerem telefonu albo adresem, jeśli je podasz), oraz podstawowe dane firmy: nazwę, usługi, obszar działania i godziny pracy. Numeru, z którego dzwonisz, ani danych, które firma ma o Tobie w Epiro, nie dostają.
• Po rozmowie firma dostaje w Epiro zgłoszenie z zapisem rozmowy i nagraniem, także wtedy, gdy asystentka powie, że firma nie obsługuje Twojego adresu albo usługi. O przyjęciu zlecenia, terminie i cenie decyduje firma.

Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, rola w firmie, hasło w postaci skrótu (samego hasła nie znamy), identyfikatory sesji.
• Dane firmy: nazwa, NIP, adres, e-mail, telefon, logo.
• Dane wprowadzane przez firmę (jako podmiot przetwarzający): dane jej klientów (imię i nazwisko lub nazwa, telefony, e-mail, adresy, wskazówki dojazdu, notatki), urządzenia (np. typ i numer seryjny), zdjęcia, opisy zleceń, terminy wizyt i przypisani technicy, protokoły z czynnościami, materiałami, podpisem i imieniem osoby podpisującej, wyceny z pozycjami.
• Akceptacja wyceny przez link: imię i nazwisko wpisane przez klienta firmy, data, adres IP oraz ewentualny powód odrzucenia.
• Zgłoszenia telefoniczne, po włączeniu przez firmę recepcjonistki głosowej: numer dzwoniącego, nagranie i zapis rozmowy, dane podane w rozmowie.
• Dane płatności: dane karty przetwarza Stripe. My dostajemy identyfikatory klienta i subskrypcji, status płatności, kwoty i okresy rozliczeniowe. Przechowujemy też faktury za abonament.
• Dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, wersja aplikacji, logi serwera (bez haseł, tokenów logowania i treści maili).

Nie zbieramy lokalizacji GPS telefonów.

Cele i podstawy prawne

• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie Usługi: konto, aplikacja, płatności, e-maile systemowe (zaproszenia, reset hasła, wyceny wysyłane przez firmę). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obowiązki prawne, np. faktury i księgowość. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Prawnie uzasadniony interes ITM8: bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń, odpowiedzi na wiadomości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Zgoda, jeśli kiedyś zaczniemy jej wymagać, np. przy opcjonalnych plikach cookies analitycznych albo newsletterze. Dziś takich nie używamy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Dane powierzone przez firmę przetwarzamy wyłącznie na jej polecenie i w celu świadczenia Usługi (art. 28 RODO). Podstawę prawną nagrywania rozmów i przyjmowania zgłoszeń przez recepcjonistkę głosową wobec dzwoniących ma firma jako administrator.

Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO.

Pamięć telefonu i aplikacja technika

Żeby technik mógł pracować bez zasięgu, aplikacja zapisuje w pamięci telefonu wizyty na dziś i jutro oraz niewysłane protokoły i zdjęcia. Wysłany protokół znika z telefonu, a wylogowanie usuwa zapisane dane z urządzenia. Gdy technik użyje przycisku „Nawiguj”, adres wizyty otwiera się w aplikacji map na telefonie (np. Google Maps, Apple Maps) na zasadach jej dostawcy.

Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu. Pomagają nam świadczyć Usługę i przetwarzają dane kont oraz dane, które firmy wprowadzają do Epiro (te ostatnie na podstawie umowy powierzenia, której Załącznik nr 1 zawiera tę samą listę z zakresem danych):

• Railway: hosting aplikacji, bazy danych i plików;
• Cloudflare: DNS, ochrona i dostarczanie strony epiro.pl i aplikacji;
• Resend: wysyłka e-maili systemowych;
• po włączeniu przez firmę recepcjonistki głosowej: Entee (centrala telefoniczna, nagrywanie rozmów), przez Entee operator telekomunikacyjny SuperVoIP i hosting serwera centrali Hetzner (Niemcy), ElevenLabs (rozpoznawanie mowy i synteza głosu) oraz, przez ElevenLabs, dostawcy modelu językowego Google (Gemini) i Anthropic (Claude).

O zamiarze dodania lub zmiany takiego podmiotu informujemy właścicieli kont e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej (§ 6 ust. 2 umowy powierzenia).

Rozliczenia za abonament. Te podmioty nie dostają danych wprowadzanych do Epiro, tylko dane rozliczeniowe firmy:

• Stripe: płatności za abonament; dane karty przetwarza Stripe, także jako odrębny administrator na zasadach swojej polityki prywatności;
• Fakturownia: wystawianie faktur za abonament.

Odrębni administratorzy, na własnych zasadach:

• Google: czcionki na stronie epiro.pl (Google Fonts). Przeglądarka pobiera je z serwerów Google i przekazuje przy tym adres IP;
• Apple i Google: dystrybucja aplikacji mobilnych w App Store i Google Play, na zasadach swoich regulaminów.

O zmianie dostawców rozliczeń i odrębnych administratorów informujemy aktualizacją tej polityki.

Dane mogą też otrzymać organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy przetwarzają dane poza EOG, w szczególności rozmowy z recepcjonistką głosową: ElevenLabs przechowuje je domyślnie w USA, a ruch rozmowy obsługuje w centrach danych w USA, Holandii albo Singapurze; dostawcy modelu językowego Google i Anthropic (USA) mogą przetwarzać je poza EOG. Stosujemy wtedy mechanizmy przewidziane w RODO, np. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską albo decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony.

Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta i firmy: przez czas trwania umowy i do 30 dni po jej zakończeniu (czas potrzebny na usunięcie).
• Dane wprowadzone przez firmę: do usunięcia przez firmę albo do 30 dni po zakończeniu umowy.
• Dane akceptacji wyceny: razem z wyceną, tak długo jak dane firmy.
• Nagrania rozmów z recepcjonistką głosową: 90 dni od przekazania nagrania do Epiro, potem usuwamy je automatycznie. Zapis rozmowy zostaje przy zgłoszeniu, tak jak pozostałe dane wprowadzone przez firmę. Centrala Entee trzyma nagranie do przekazania go do Epiro, najwyżej 72 godziny.
• Rozmowy u ElevenLabs: ElevenLabs nie zapisuje nagrania głosu, a zapis rozmowy usuwa w planowym usuwaniu po rozmowie; z kopii zapasowych znika w ciągu 30 dni, a logi debugowania i moderacji ElevenLabs mogą zostać dłużej.
• Faktury i rozliczenia: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Logi serwera: przez okres potrzebny do wykrywania incydentów i nadużyć.

Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dopasowane do ryzyka. Połączenia są szyfrowane (HTTPS). Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu (argon2id). Dane każdej firmy są oddzielone na poziomie bazy danych. Każdy Użytkownik widzi tylko to, na co pozwala mu rola. Linki do wycen i zaproszeń są losowe i przechowujemy tylko ich skróty. Żaden system nie daje jednak absolutnej pewności bezpieczeństwa transmisji w internecie.

Twoje prawa

W zakresie przewidzianym w RODO masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach konta Epiro napisz na biuro@epiro.pl. Jeśli Twoje dane są w Epiro, bo korzystasz z usług firmy, dzwoniłeś do niej albo w niej pracujesz, zwróć się najpierw do niej. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoje żądanie tej firmie i pomożemy jej je zrealizować.

Pliki cookies i pamięć przeglądarki

• Aplikacja app.epiro.pl: jedno niezbędne ciasteczko sesji, dzięki któremu jesteś zalogowany. W pamięci przeglądarki zapisujemy ustawienia interfejsu oraz dane do pracy bez zasięgu (opisane wyżej).
• Strona epiro.pl: nie używamy plików cookies analitycznych ani marketingowych. Jeśli to się zmieni, najpierw zapytamy o zgodę.

Pliki cookies możesz usunąć albo zablokować w ustawieniach przeglądarki. Bez ciasteczka sesji logowanie do aplikacji nie zadziała.

Zmiany polityki

Możemy zaktualizować tę politykę. O istotnych zmianach poinformujemy widocznie, komunikatem na stronie lub w aplikacji albo e-mailem.

Kontakt

Zobacz też Regulamin.