Regulamin świadczenia usługi Epiro

Ostatnia aktualizacja: 13 października 2026

Ten Regulamin określa zasady korzystania z Epiro, programu do zarządzania firmą usługową działającą w terenie. Epiro jest dostępne na stronie epiro.pl, w aplikacji pod adresem app.epiro.pl oraz w aplikacjach mobilnych Epiro na iOS i Android (łącznie: „Usługa”).

Usługodawcą jest Piotr Nietrzebka prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ITM8, ul. Stanisława Dygata 4 lok. 87, 01-748 Warszawa, NIP 8381773216, REGON 360776167 („ITM8”, „my”). Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą założenia konta firmy i akceptacji Regulaminu.

Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.

§ 1. Definicje

Usługa

Epiro: program w modelu subskrypcji do obsługi zgłoszeń, klientów, wycen, zleceń, kalendarza wizyt i pracy techników w terenie.

Firma

Przedsiębiorca, który założył konto w Epiro i zawarł z ITM8 umowę o świadczenie Usługi.

Użytkownik

Osoba, której Firma dała dostęp do Konta, np. właściciel, osoba w biurze, technik.

Właściciel

Użytkownik z rolą właściciela. Zarządza Kontem, Użytkownikami i płatnościami w imieniu Firmy.

Klient Firmy

Osoba lub firma, dla której Firma wykonuje usługi i której dane Firma wprowadza do Epiro, w tym osoba, która otwiera wycenę z otrzymanego linku.

Konto

Konto Firmy w Epiro razem z kontami jej Użytkowników.

Stanowisko

Jeden Użytkownik z dostępem do Konta, za którego Firma płaci abonament.

Okres próbny

14 dni bezpłatnego korzystania z Usługi od założenia Konta.

§ 2. Zakres Usługi

W ramach abonamentu ITM8 udostępnia między innymi:

• skrzynkę zgłoszeń oraz bazę klientów z adresami, urządzeniami, zdjęciami i historią, także z importem z pliku Excel;
• wyceny z cennikiem Firmy, w PDF i z linkiem, przez który Klient Firmy akceptuje albo odrzuca wycenę bez zakładania konta;
• zlecenia, wizyty, zlecenia cykliczne i przeglądy urządzeń;
• kalendarz wizyt całej ekipy;
• aplikację dla technika w przeglądarce telefonu i w aplikacjach mobilnych, także do pracy bez dostępu do internetu;
• protokoły z wizyt z czynnościami, materiałami, zdjęciami i podpisem klienta, w PDF z logo Firmy;
• pulpit właściciela i rozliczenia zleceń.

Recepcjonistka głosowa (asystentka AI, która odbiera połączenia do Firmy i zakłada zgłoszenia) jest płatnym dodatkiem. Jest dostępna po wprowadzeniu jej do oferty i włączeniu przez Firmę. Recepcjonistkę głosową można włączyć dopiero po potwierdzeniu ustaleń z jej dostawcami (Załącznik nr 1 do umowy powierzenia).

Zakres planów i dodatków wynika z oferty na epiro.pl w chwili zamówienia. ITM8 może rozwijać Usługę i zmieniać jej funkcje, bez obniżania poziomu bezpieczeństwa danych i bez odbierania podstawowych funkcji w opłaconym okresie.

Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców.

§ 3. Dane osobowe i umowa powierzenia

1. Administratorem danych Klientów Firmy oraz danych pracowników i współpracowników Firmy, które Firma wprowadza do Epiro (np. dane kontaktowe, adresy, zdjęcia, podpisy w protokołach, dane z akceptacji wyceny), jest Firma. ITM8 przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, wyłącznie w celu świadczenia Usługi i na polecenie Firmy.
2. Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Firma akceptuje ją przy zakładaniu Konta, a gdy zmienia się jej treść, w Koncie. Regulamin nie zastępuje umowy powierzenia.
3. Firma odpowiada za podstawę prawną przetwarzania danych, które wprowadza do Epiro, i za poinformowanie osób, których dane dotyczą. Przykładowo Klient Firmy powinien wiedzieć, że jego podpis i dane trafią do protokołu. Recepcjonistka głosowa na początku rozmowy mówi, że jest asystentką AI i że rozmowa jest nagrywana; pozostałe informacje o przetwarzaniu danych dzwoniących przekazuje im Firma.
4. Dane Użytkowników potrzebne do prowadzenia Konta i rozliczeń ITM8 przetwarza jako administrator, zgodnie z Polityką prywatności.

§ 4. Podwykonawcy

ITM8 korzysta z dostawców, którzy wspierają świadczenie Usługi: hosting, przechowywanie plików, płatności, poczta e-mail i wystawianie faktur, a przy recepcjonistce głosowej także centrala telefoniczna, rozpoznawanie mowy, synteza głosu i model językowy. Aktualna lista jest w Polityce prywatności i w Załączniku nr 1 do umowy powierzenia. O zmianie istotnego dostawcy przetwarzającego dane Firmy poinformujemy Właściciela e-mailem z wyprzedzeniem, zgodnie z umową powierzenia.

§ 5. Konto, Użytkownicy i bezpieczeństwo

1. Zakładając Konto, Właściciel podaje prawdziwe dane Firmy i swoje dane kontaktowe.
2. Właściciel zaprasza Użytkowników i nadaje im role. Firma odpowiada za działania Użytkowników na Koncie i za zachowanie poufności haseł, z wyjątkiem szkód wynikających z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa ITM8.
3. Firma niezwłocznie zawiadamia ITM8 o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta.
4. Aplikacja technika zapisuje w pamięci telefonu wizyty oraz niewysłane protokoły i zdjęcia, żeby działać bez zasięgu. Firma dba o zabezpieczenie telefonów (blokada ekranu) i o wylogowanie, zanim przekaże telefon innej osobie.

§ 6. Opłaty, Okres próbny i płatności

1. Przez 14 dni od założenia Konta Firma korzysta z Usługi bezpłatnie, bez podawania karty.
2. Abonament jest płatny za każde Stanowisko, co miesiąc albo z góry za rok, według cennika na epiro.pl w chwili zamówienia. Płatność roczna jest tańsza o rabat podany w cenniku. Ceny są cenami netto, doliczamy do nich VAT.
3. Liczbę Stanowisk i okres płatności Właściciel wybiera w Ustawieniach → Płatności. Liczba Stanowisk nie może być mniejsza niż liczba Użytkowników Konta. Po opłaceniu abonamentu zaproszenie kolejnego Użytkownika wymaga zwiększenia liczby Stanowisk.
4. Przy płatności miesięcznej nowa liczba Stanowisk obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego. Przy płatności rocznej za dodane Stanowiska Firma dopłaca od razu, proporcjonalnie do końca opłaconego roku. Zmniejszenie liczby Stanowisk działa od następnego okresu rozliczeniowego, bez zwrotu za okres bieżący.
5. Płatności obsługuje Stripe. Korzystając z płatności, Firma akceptuje także warunki Stripe. Faktury VAT za abonament wysyłamy elektronicznie na adres e-mail Konta.
6. Jeśli płatność się nie powiedzie, Firma ma 7 dni na jej uregulowanie, np. przez zmianę karty. Po tym czasie, a także po Okresie próbnym bez podpiętej karty, Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu. Dane są nadal dostępne do wglądu, ale nie można ich zmieniać. Pełny dostęp wraca od razu po opłaceniu abonamentu.
7. Firma może zrezygnować z abonamentu w Ustawieniach → Płatności. Dostęp trwa do końca opłaconego okresu. Opłata za rozpoczęty okres nie podlega zwrotowi, chyba że przepisy stanowią inaczej.
8. W aplikacjach mobilnych z App Store i Google Play nie dokonuje się płatności. Abonamentem zarządza się na stronie epiro.pl w przeglądarce.

§ 7. Dozwolone użycie i zakazy

Zabronione jest w szczególności:

• wprowadzanie do Epiro danych bez podstawy prawnej oraz treści bezprawnych lub naruszających prawa osób trzecich;
• wprowadzanie danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu), chyba że jest to niezbędne do wykonania usługi i Firma ma do tego podstawę prawną;
• wysyłanie przez Epiro wiadomości, np. wycen, do osób, które nie są Klientami Firmy i o nie nie prosiły;
• zakłócanie działania Usługi, próby dostępu do cudzych danych oraz testy bezpieczeństwa bez zgody ITM8;
• odsprzedaż Usługi lub udostępnianie jej osobom spoza Firmy, kopiowanie interfejsu i automatyczne pobieranie danych poza funkcjami, które Epiro do tego udostępnia.

§ 8. Odpowiedzialność

1. ITM8 dokłada należytej staranności, żeby Usługa działała stale i bezpiecznie, ale nie gwarantuje działania bez przerw. Planowane prace techniczne ogłaszamy z wyprzedzeniem, gdy to możliwe.
2. Firma odpowiada za dane, wyceny, protokoły i inne dokumenty tworzone w Epiro oraz za swoje umowy z Klientami Firmy. ITM8 nie jest stroną tych umów.
3. Akceptacja wyceny przez link zapisuje datę, imię i nazwisko wpisane przez Klienta Firmy oraz adres IP. Nie jest podpisem elektronicznym w rozumieniu przepisów o usługach zaufania.
4. Funkcje automatyczne (np. sumy w wycenie, przypomnienia o przeglądach, zgłoszenia z recepcjonistki głosowej) mają charakter pomocniczy. Decyzje w Firmie podejmuje Firma.
5. W relacjach z przedsiębiorcami odpowiedzialność ITM8 za szkody wyrządzone bez winy umyślnej jest ograniczona do sumy opłat netto zapłaconych przez Firmę w ciągu trzech miesięcy przed zdarzeniem. Ograniczenie nie dotyczy szkód na życiu, zdrowiu i wolności ani szkód wyrządzonych umyślnie.
6. ITM8 nie odpowiada za przerwy w działaniu usług osób trzecich, na które nie ma wpływu, np. operatorów sieci, dostawców chmury, Stripe i sklepów z aplikacjami.
7. Ograniczenia odpowiedzialności nie obowiązują w zakresie, w jakim wyłączają je przepisy bezwzględnie obowiązujące, w tym przepisy chroniące przedsiębiorców na prawach konsumenta.

§ 9. Czas trwania umowy i dane po jej zakończeniu

1. Umowa trwa przez czas istnienia Konta. Firma może ją rozwiązać w każdej chwili, rezygnując z abonamentu. Właściciel konta może pobrać dane firmy i usunąć konto w Ustawieniach → Firma albo poprosić o to mailem na biuro@epiro.pl. Dane usuwamy po 30 dniach od usunięcia konta.
2. ITM8 może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a ze skutkiem natychmiastowym przy rażącym naruszeniu Regulaminu albo braku płatności mimo wezwania.
3. Po zakończeniu umowy ITM8 usuwa dane Firmy w ciągu 30 dni, z wyjątkiem danych, które musi przechowywać na podstawie przepisów, np. rozliczeń. Na żądanie zgłoszone przed upływem tego terminu przekażemy Firmie kopię jej danych w formacie elektronicznym. Konto można usunąć, gdy wszystkie faktury za abonament są opłacone.

§ 10. Prawo właściwe i spory

Regulamin podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby ITM8, chyba że przepisy bezwzględnie obowiązujące stanowią inaczej.

§ 11. Zmiany Regulaminu

ITM8 może zmienić Regulamin. O zmianach istotnych dla Firmy poinformujemy co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie, e-mailem na adres Konta i komunikatem w Epiro, chyba że zmiana wynika z obowiązku prawnego lub bezpieczeństwa i musi wejść wcześniej. Przy zmianie Regulaminu lub umowy powierzenia Właściciel może zostać poproszony o ponowną akceptację przy logowaniu. Jeśli Firma nie zgadza się na zmianę, może rozwiązać umowę zgodnie z § 9.

§ 12. Kontakt